Rok 2019 przyniósł rozliczne oraz znaczące zmiany i nowości w obszarze kadr i płac. W 2020 r. ustawodawca także przewidział kilka modyfikacji w przepisach dotyczących zagadnień kadrowo-płacowych. Niniejszy artykuł pomoże przybliżyć i oswoić wszystkie najważniejsze zmiany w przepisach prawa pracy.

Dokumentacja pracownicza i akta osobowe w 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzono rewolucyjne modyfikacje w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Dokonano tego na mocy:

ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), mającej na celu ułatwienie przechowywania akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców oraz zmniejszenie skali obciążeń pracodawców z tym związanych,
rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

W aktualnym stanie prawnym, w zależności od daty zatrudnienia poszczególnych osób, różny jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Szczegóły przedstawia poniższa tabela:

Data zatrudnienia osoby, dla której prowadzona jest dokumentacja związana z zatrudnieniem:	Okres przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem
przed 1 stycznia 1999 r.	50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy
po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., gdy za zatrudnionego nie złożono raportu ZUS RIA	50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy
po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., gdy za zatrudnionego złożono raport ZUS RIA	10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny ZUS RIA został złożony, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres
po 31 grudnia 2018 r.	10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres.

10-letni okres przechowywania omawianej dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport informacyjny ZUS RIA (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że zakład pracy nie musi liczyć wskazanego okresu oddzielnie dla każdego zatrudnionego, gdyż zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Procedura skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Do skrócenia okresu przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem za osoby zatrudnione w okresie 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wymagane jest:

Krok 1. Przekazanie do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

W dokumencie tym oświadcza się, że przekaże się raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja. Można także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Krok 2. Złożenie raportu ZUS RIA

Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, płatnik powinien przekazać do organu rentowego raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Raport składa się za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Termin na jego złożenie związany jest z terminem zakończenia pracy przez pracownika i wyrejestrowania go z ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli płatnik złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów ZUS RIA i go nie odwoła – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien zostać przekazany:

w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,
wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

Dodatkowo zakład pracy ma obowiązek:

przekazać ZUS RIA pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej,
po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Raport informacyjny można złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa z 10 stycznia 2018 r. uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

umowy zlecenia,
umowy agencyjnej,
innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

O formularzach ZUS OSW i ZUS RIA pisaliśmy obszernie w artykule: ZUS OSW i ZUS RIA w pytaniach i odpowiedziach.

Więcej o nowościach w dokumentacji pracowniczej i aktach osobowych pisaliśmy m.in. w artykułach: Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe (dokumentacja pracownicza), Dokumentacja pracownicza i akta osobowe w 2019 r. – kompendium, Ewidencja czasu pracy w 2019 i 2020 r.

Zmiany w wypłacie wynagrodzeń

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmodyfikowane zasady dotyczące sposobu wypłaty wynagrodzenia. Przepisy stanowią, że od tego dnia podstawową formą jest wypłata na rachunek płatniczy (np. konto bankowe lub rachunek w SKOK) pracownika. Jeżeli jednak pracownik chce otrzymywać wypłatę w gotówce, musi złożyć wniosek o taką wypłatę. Brak takiego wniosku obliguje zakład pracy do realizowania płatności tytułem wynagrodzeń przelewem.

Przy wypłacie wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika pracodawca musi pamiętać, że przelew na taki rachunek musi być dokonany w takim terminie, aby środki pieniężne pojawiły się na tym rachunku najpóźniej w dniu określonym (np. w wewnątrzzakładowych aktach normatywnych) jako termin wypłaty wynagrodzenia. Istotne zatem jest tu to, aby w tym dniu pracownik mógł dysponować swoją zarobionymi pieniędzmi (np. podjąć wynagrodzenie z banku).

Zmiany w obszarze BHP od 1 stycznia 2019 r.

Na mocy ustawy z 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, od 1 stycznia 2019 r. przewidziano m.in. zmiany w Kodeksie pracy sprowadzające się do:

zwiększenia możliwości pełnienia zadań służby BHP przez pracodawcę zatrudniającego do 50 pracowników i zakwalifikowanego do nie wyższej kategorii ryzyka niż trzecia w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym, z obecnego limitu 20 pracowników,
ograniczenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych BHP dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach o najniższych wskaźnikach wypadkowości i warunkach środowiska pracy, w których występują najmniej szkodliwe czynniki dla zdrowia.

Zmiany w przepisach o związkach zawodowych

Od początku 2019 r. weszły w życie regulacje w znaczący sposób modyfikujące przepisy odnoszące się do kwestii związanych ze związkami zawodowymi. Stało się to na mocy ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw.

Najważniejsza zmiana polegała na objęciu pełnym prawem koalicji związkowej wszystkich osób wykonujących pracę zarobkową, które na gruncie konstytucyjnym i prawnomiędzynarodowym mogą być zaliczane do kategorii pracowników. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą osobą wykonującą pracę zarobkową jest zarówno pracownik w rozumieniu Kodeksu pracy, jak i osoba świadcząca pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia oraz ma takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy.

Nowelizacja umożliwiła tworzenie związków zawodowych i wstępowanie do nich także osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych oraz osobom fizycznym prowadzącym jednoosobowo pozarolniczą działalność gospodarczą (tzw. samozatrudnionym). Prawo wstępowania do istniejących już związków zawodowych obecnie przysługuje również wolontariuszom, stażystom i innym osobom, które świadczą osobiście pracę bez wynagrodzenia.

Zmiany w prawie zagwarantowały także innym niż pracownicy osobom wykonującym pracę zarobkową uprawnienia niezbędne do wykonywania działalności związkowej, jak możliwość zwolnienia od pracy zawodowej na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności czy szczególną ochronę działaczy związkowych przed rozwiązaniem lub niekorzystną zmianą umowy.

Poza tym, nowelizacja podwyższyła progi reprezentatywności. Dla zakładowych organizacji związkowych progi te podwyższono z 7% do 8% dla organizacji wchodzących w skład Rady Dialogu Społecznego i ich organizacji członkowskich oraz z 10% do 15% dla pozostałych organizacji.

Wśród innych istotnych modyfikacji dokonanych nowelizacją, można wskazać:

1. wprowadzenie mechanizmów ochronnych na wypadek nierównego traktowania innych niż pracownicy członków związku z powodu ich przynależności związkowej

2. możliwość uwzględnienia innych niż pracownicy osób wykonujących pracę zarobkową w liczbie osób warunkującej uzyskanie uprawnień zakładowej organizacji związkowej, jeżeli osoby te świadczą pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji;

3. wprowadzenie możliwości uwzględnienia osoby należącej do kilku organizacji związkowych działających u danego pracodawcy tylko jako członka jednej, wskazanej przez tę osobę organizacji związkowej;

4. wprowadzenie sądowej procedury weryfikacji liczebności zakładowej organizacji związkowej;

5. przyznanie innym niż pracownicy działaczom związkowym prawa do dochodzenia rekompensaty pieniężnej (i uzupełniająco odszkodowania lub zadośćuczynienia) w przypadku rozwiązania lub niekorzystnej zmiany umowy przez pracodawcę bez uzyskania zgody zarządu związku zawodowego;

6. wprowadzenie terminów na przedstawienie przez zarząd związku stanowiska w sprawie rozwiązania lub niekorzystnej zmiany umowy działacza związkowego;

7. jednoznaczne wskazanie przypadków, w których zgodnie z ustawą ponosi odpowiedzialność osoba pełniąca funkcję związkową.

Nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia 2019 r., za wyjątkiem przepisu dotyczącego ustalania liczby członków związku w celu uzyskania przymiotu reprezentatywności przez zakładową organizację związkową, który wejście w życie przewidziano po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Źródło: https://www.mpips.gov.pl/

Nowe reguły dokonywania potrąceń z umów zlecenia

Od 1 stycznia 2019 r. przewidziano modyfikację regulacji dotyczących ochrony wynagrodzenia zleceniobiorców przed potrąceniami. Ich brzmienie wprost wskazuje, że do wynagrodzeń zleceniobiorców-dłużników należy wprost stosować przepisy Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń.

W nowym art. 833 § 2¹ k.p.c. zakres stosowania art. 87 i art. 87¹ Kodeksu pracy uzupełniono również o świadczenia powtarzające się, które służą zapewnieniu utrzymania lub stanowią jedyne źródło dochodu dłużnika. Ma to na celu wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych w zakresie ustalenia czy wynagrodzenie otrzymywane przez dłużnika zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej można uznać za świadczenie powtarzające się, „którego celem jest zapewnienie utrzymania”. Osoby zatrudnione wszakże na podstawie umów cywilnoprawnych, choć stanowią niemały odsetek zatrudnionych, z punktu widzenia uprawnień pracowniczych i tak są w znacznie gorszej sytuacji niż osoby zatrudnione na umowę o pracę. Tym samym zdaniem ustawodawcy w zakresie zapewnienia im minimum egzystencji i ochrony przed egzekucją należało w sposób jednoznaczny zrównać je z osobami mającymi status pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy.

W razie powstania wątpliwości w kwestii potrąceń dotyczących zleceniobiorców, zawsze zaleca się zleceniodawcy kontakt z organem egzekucyjnym roszczącym sobie prawo do świadczeń wypłacanych na podstawie umowy zlecenia, aby uzgodnić z nim zakres i reguły egzekucji.

Dla ustalenia kwoty wolnej od potrąceń, gdy wynagrodzenie zleceniobiorcy posiada powtarzający się charakter i służy zapewnieniu utrzymania lub stanowi jedyne źródło dochodu, należy przyjąć kwotę gwarantowanej ustawą płacy minimalnej obowiązującą pracowników. Powyższe potwierdza Ministerstwo Sprawiedliwości.

Zmiany w egzekucji świadczeń alimentacyjnych

Od 11 stycznia 2019 r., jeżeli egzekucja ma na celu zaspokojenie roszczeń z tytułu alimentów, zajęciu podlega 50% kwot diet przysługujących z tytułu podróży służbowych. Taką zmianę wprowadziła ustawa z 6 grudnia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy skuteczności egzekucji świadczeń alimentacyjnych, dzięki której ustawodawca chce przyczynić się do wzrostu ściągalności alimentów m.in. poprzez:

rozszerzenie egzekucji na diety należne z tytułu podróży służbowych oraz
wzmocnienie sankcji nakładanych na pracodawców za nielegalne zatrudnianie pracowników będących dłużnikami alimentacyjnymi i wypłacanie wynagrodzeń (lub ich części) „pod stołem”.

Ponadto, od 1 grudnia 2020 r. do Kodeksu pracy dodano dwie nowe regulacje:

art. 281 § 2, który stanowi, że jeśli pracodawca nie potwierdza przed dopuszczeniem pracownika do pracy na piśmie zawartej z nim umowy o pracę a jest on osobą wobec której toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych oraz egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów i zalega on ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące, pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu podlega karze grzywny od 1.500 zł do 45.000 zł;
art. 282 § 3, w myśl którego, kto wbrew obowiązkowi wypłaca wynagrodzenie wyższe niż wynikające z zawartej umowy o pracę, bez dokonania potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, pracownikowi będącemu osobą wobec której toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych oraz egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów i zalega on ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące, podlega karze grzywny od 1.500 zł do 45.000 zł.

Więcej o zmianach w egzekucji świadczeń alimentacyjnych przeczytasz w tekście: Potrącanie na poczet alimentów diet z tytułu podróży służbowej i inne zmiany w egzekucji świadczeń alimentacyjnych

Nowa ustawa wdrażająca RODO

W Dzienniku Ustaw z 2019 r. pod pozycją 730 opublikowano ustawę z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Data jej wejścia w życie to zasadniczo 4 maja 2019 r., z pewnymi wyjątkami dotyczącymi np. nowych przepisów dotyczących udostępnienia danych z rejestru PESEL czy zmian w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Na mocy przywołanego aktu prawnego m.in.:

zmieniono katalog danych osobowych, jakich pracodawca może wymagać od kandydata do pracy i pracownika,
wprost uprawniono pracodawcę do pozyskiwania od kandydatów do pracy i pracowników innych danych osobowych niż te wskazane w Kodeksie pracy na podstawie ich dobrowolnej zgody,
umożliwiono przetwarzanie danych biometrycznych pracownika (takich jak np. odciski palców), jeżeli jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

W stanie prawnym obowiązującym od 4 maja 2019 r., pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko,
datę urodzenia,
dane kontaktowe,
adres zamieszkania,
numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku,
numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Żądanie przez podmiot zatrudniający podania innych danych osobowych niż te wskazane powyżej, jest możliwe tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Zakład pracy może żądać udokumentowania wymienionych wyżej danych osobowych osób, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

RODO a przetwarzanie danych osobowych dla celów zfśs

Od 4 maja 2019 r., wskutek nowelizacji art. 8 ustawy o zfśs:

udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia;

pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs;

do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (osoby upoważnione obowiązane do zachowania ich w tajemnicy);

pracodawca przetwarza dane osobowe na potrzeby zgodnego z prawem gospodarowania środkami socjalnymi przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;

zakład pracy dokonuje przeglądu ww. danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania i usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne.

Zmiany dotyczące świadectwa pracy

Do 6 września 2019 r., pracownikowi, który nie zgadzał się z treścią wydanego mu świadectwa pracy, przysługiwało prawo dochodzenia jego sprostowania, co odbywało się zasadniczo dwuetapowo:

pracownik mógł, w ciągu 7 dni od otrzymania omawianego dokumentu, wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie świadectwa;
w razie nieuwzględnienia ww. wniosku pracownik posiadał, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.

Od 7 września 2019 r. powyższe okresy uległy wydłużeniu z 7 do 14 dni.

Prawodawca znowelizował także art. 97 § 1 Kodeksu pracy doprecyzowując, że pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Do 6 września br. przepis ten stanowił, iż zakład pracy musi wydać pracownikowi świadectwo pracy „niezwłocznie”.

Od 7 września 2019 r. w art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy doprecyzowano, że podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł ten, kto wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy w określonym przepisami prawa terminie.

W związku ze zmianami dotyczącymi zagadnień związanych ze świadectwem pracy obowiązującymi od 7 września 2019 r., koniecznym było znowelizowanie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Nowelizacji tej dokonało rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 sierpnia 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2019 r., poz. 1709), które weszło w życie z dniem 7 września 2019 r. i przede wszystkim zmieniło pomocniczy wzór świadectwa pracy.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Na 2019 r. przewidziano stworzenie pracowniczych planów kapitałowych (PPK). Wszystkie kwestie z tym związane reguluje ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych. Jej celem jest wprowadzenie rozwiązań prawnych tworzących powszechny system dobrowolnego oszczędzania, w ramach PPK, na zabezpieczenie potrzeb osoby po ukończeniu 60. roku życia. Daje ona nowe możliwości w zakresie zabezpieczenia dodatkowych środków finansowych obok świadczeń emerytalnych z powszechnego systemu zabezpieczenia emerytalnego.

Obowiązek stosowania ww. ustawy i tworzenia PPK jest wprowadzany stopniowo. W odniesieniu do podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej:

250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – ustawa o PPK ma zastosowanie od 1 lipca 2019 r.,
50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. – od 1 stycznia 2020 r.,
20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. – od 1 lipca 2020 r.,
dla pozostałych podmiotów zatrudniających – od 1 stycznia 2021 r.

W przypadku podmiotów zatrudniających będących jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, ustawa przewiduje rozwiązania szczególne. W odniesieniu do takich podmiotów obowiązek zawarcia umów o zarządzanie PPK powstanie w dniu 1 stycznia 2021 r. (art. 137 ustawy).

Najważniejsze obowiązki pracodawców w zakresie PPK to przede wszystkim:

wybór instytucji finansowej mającej utworzyć indywidualne rachunki PPK podmiot zatrudniający – wyboru tego dokonywać trzeba w porozumieniu z działającą w zakładzie zakładową organizacją związkową, a jeśli taka u niego nie funkcjonuje − w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w przyjętym w danym podmiocie trybie (reprezentacja taka nie może zostać wskazana przez pracodawcę). Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie co do wyboru instytucji finansowej, decyzja o wyborze instytucji, należy do pracodawcy;
zawarcie w odpowiednich terminach umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK;
terminowe i prawidłowe naliczanie i odprowadzanie wpłat do PPK.

Terminy zawarcia umowy o zarządzanie PPK:

Stan zatrudnienia pracodawcy	Termin do zawarcia umowy o zarządzanie PPK
co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.	najpóźniej do 25 października 2019 r.
co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.	najpóźniej do 24 kwietnia 2020 r.
co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.	najpóźniej do 27 października 2020 r.
jednostki sektora finansów publicznych	najpóźniej do 26 marca 2021 r.
pozostałe podmioty zatrudniające	najpóźniej do 23 kwietnia 2021 r.

W drodze wyjątku, podmioty zatrudniające należące do jednej grupy kapitałowej mogą przystąpić do PPK w terminie, w którym przystępuje największy podmiot z grupy (z największą liczbą osób zatrudnionych). Tym samym są uprawnione do zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie przewidzianym dla tego podmiotu.

Terminy zawarcia umowy o prowadzenie PPK:

Stan zatrudnienia pracodawcy	Termin do zawarcia umowy o prowadzenie PPK
co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.	najpóźniej do 12 listopada 2019 r.
co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.	najpóźniej do 11 maja 2020 r.
co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.	najpóźniej do 10 listopada 2020 r.
jednostki sektora finansów publicznych	najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r.
pozostałe podmioty zatrudniające	najpóźniej do 10 maja 2021 r.

W drodze wyjątku, podmioty zatrudniające należące do jednej grupy kapitałowej mogą przystąpić do PPK w terminie, w którym przystępuje największy podmiot z grupy (z największą liczbą osób zatrudnionych). Tym samym są uprawnione do zawarcia umowy o prowadzenie PPK w terminie przewidzianym dla tego podmiotu.

O wpłatach na PPK pisaliśmy m.in. w artykułach: Jak w praktyce rozliczać wpłaty na PPK oraz Składka / wpłata na PPK w ZUS RCA.

Zmiany Kodeksu pracy od 7 września 2019 r.

W Dzienniku Ustaw pod pozycją 1043 opublikowano ustawę z 16 maja 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która:

weszła w życie od 7 września 2019 r.,
stanowi inicjatywę ustawodawczą Prezydenta RP,
wprowadza rozwiązania ułatwiające realizację uprawnień pracowniczych oraz wzmacnia ochronę pracowników.

Modyfikacje przewidziane w przywołanym wyżej akcie prawnym dotykają kwestii związanych przede wszystkim z:

równym traktowaniem pracowników (od 7 września 2019 r. każde nieuzasadnione obiektywnymi przyczynami nierówne traktowanie pracowników będzie uznawane za dyskryminację),
ochroną osób korzystających z uprawnień rodzicielskich (w związku z wprowadzeniem możliwości wykorzystania urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego także przez pracowników-innych członków najbliższej rodziny, ustawodawca postanowił przyznać im szereg uprawnień analogicznych do przywilejów, z których korzystają pracownicy-ojcowie korzystający z omawianych urlopów, a wynikających z art. 47, 50 § 5, 57 § 2, 163 § 3 i 177 § 5 Kodeksu pracy),
mobbingiem (pracownik po nowelizacji przepisów może ubiegać się o odszkodowanie w dwóch przypadkach, tj. w razie rozwiązania, wskutek mobbingu, umowy o pracę oraz w przypadku wyrządzenia mu, w rezultacie stosowania mobbingu, szkody, niezależnie od tego, czy zatrudnienie trwa nadal czy też nie),
wydawaniem świadectw pracy,
terminem przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (od 7 września 2019 r. jeśli dana strona zamierza powołać się na przedawnienia roszczenia, musi podnieść w sprawie zarzut przedawnienia. Modyfikacja ta zapewni zgodność orzecznictwa z literalnym brzmieniem przedmiotowego przepisu).

Opis modyfikacji wprowadzonych do przepisów kodeksowych od 7 września 2019 r. zawarliśmy w artykule: Kolejne zmiany przepisów Kodeksu pracy w 2019 r.

Zerowy PIT dla osób w wieku do 26 lat

Od 1 sierpnia 2019 r. obowiązuje preferencja zwana „zerowy PIT” zwalniająca z opodatkowania otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia:

przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT;
przychody z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT.

Od początku 2020 r. płatnik w przypadku osób w wieku do 26 lat nie pobiera podatku dochodowego od osób fizycznych od przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia, których wysokość nie przekracza w roku podatkowym kwoty 85.528 zł. I czyni tak bez żadnego wniosku ze strony zatrudnionego.

Podatnik może złożyć płatnikowi pisemny wniosek (odrębnie dla każdego roku) o pobór zaliczek podatkowych bez stosowania nowowprowadzanej ulgi. Podmiot zatrudniający po wpłynięciu takiego dokumentu musi zacząć naliczać podatek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał przedmiotowy wniosek.

Praktycznych informacji o „zerowym PIT” dostarczają artykuły zamieszczone pod tym linkiem.

Zmiany w PIT od 1 października 2019 r.

Od 1 października 2019 r. w życie weszły kolejne istotne zmiany w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Wprowadzono je ustawą z 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw. Obniżyła ona stawkę podatku PIT z 18 do 17%, znacząco podniosła kwotę zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu stosowaną przy kalkulowaniu zaliczek na podatek, a ponadto zmodyfikowała skalę podatkową oraz kwotę zmniejszającą podatek.

W związku ze zmianą rocznej kwoty zmniejszającej podatek z 556,02 zł na 525,12 zł, kwota stanowiącą 1/12 rocznej kwoty zmniejszającej wynosi od 1 października 2019 r. 43,76 zł (525,12 zł : 12) i o taką kwotę płatnik może pomniejszać miesięczne zaliczki podatkowe kalkulowane od należności stawianych do dyspozycji zatrudnionemu podatnikowi – oczywiście o ile podatnik przed pierwszą w danym roku podatkowym wypłatą wynagrodzenia złoży zakładowi pracy oświadczenie PIT-2.

Od początku października 2019 r. miesięczne, zryczałtowane koszty uzyskania przychodu wynoszą zaś:

250 zł lub
300 zł – w sytuacji, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Po więcej informacji z zakresu nowości w PIT wprowadzonych od października 2019 r. odsyłamy do tekstu: Obniżka stawki PIT z 18 do 17% oraz podniesienie zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów

Nowe zasady poboru zaliczek na podatek od 2020 r.

Do końca 2019 r., pracodawcy mieli w obowiązku kalkulować pobieraną od pracownika zaliczkę podatkową na poziomie 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu dopiero za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód zatrudnionego (a więc przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenie społeczne i koszty uzyskania przychodu) osiągnięty od początku roku przekroczył kwotę 85.528 zł.

Od 2020 r. zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali (czyli 85.528 zł) – 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali (85.528 zł) – 17% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali;

3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Nowy wzór PIT-11

W związku ze znaczącymi zmianami w przepisach dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych dokonanymi w 2019 r., koniecznym było przygotowanie nowego wzoru druku PIT-11. Odnajdziemy go w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2019 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2397).

Nowy PIT-11 stosować należy do przychodów, dochodów (strat) uzyskanych (poniesionych) od 1 stycznia 2019 r.

Niezbędne wyjaśnienia pozwalające prawidłowo wystawić omawianą informację podatkową zawiera nasz poradnik: Jak wypełniać nowy PIT-11

Zmiany dotyczące minimalnego wynagrodzenia za pracę

Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2020 r. dla pracownika pełnoetatowego ustalono na kwotę 2.600 zł brutto (czyli o 350 złotych więcej niż w 2019 r.). Tak stanowi rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 września 2019 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2020 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 1778).

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze godzin, wysokość ustawowej płacy minimalnej wyznaczamy w kwocie proporcjonalnej do liczby godzin pracy przypadającej do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu, biorąc w 2020 r. za podstawę wyliczeń sumę 2.600 zł.

W myśl ww. rozporządzenia, minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia i umów o świadczenie usług wynosi w 2020 r. 17 zł.

Od 1 stycznia 2020 r. dodatek za staż pracy nie jest wliczany do minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W konsekwencji, od 2020 r. przy kalkulowaniu wysokości ustawowego minimum płacowego, nie bierze się pod uwagę:

nagrody jubileuszowej,
odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (czyli normalnego wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny), wliczając w to również ryczałt za godziny nadliczbowe,
dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej (w tym ryczałtu za godziny nocne),
dodatku za staż pracy.

Poziom minimalnego wynagrodzenia wpływa m.in. na kwoty wolne od potrąceń oraz wysokość wielu świadczeń wypłacanych w ramach stosunku pracy, takich jak choćby dodatki za pracę nocną czy niektóre odszkodowania i odprawy.

Więcej o skutkach podniesienia płacy minimalnej od stycznia 2020 r. pisaliśmy w artykule: Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2020 r. i jego wpływ na inne świadczenia

Składki ZUS od umów o pracę i umów zlecenia w 2020 r.

Pracodawcy muszą liczyć się z opłacaniem w 2020 r. wyższych składek ZUS należnych od świadczeń przyznawanych pracownikom i zleceniobiorcom, co jest spowodowane przede wszystkim podwyższeniem wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (z 2250 zł na 2600 zł brutto) oraz kwoty prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej (z 4765 zł na 5227 zł). Spowoduje to niestety wzrost kosztów zatrudnienia (w przypadku osoby pracującej w ramach umowy o pracę na pełnym etacie otrzymującej minimalną płacę mówimy o wzroście z tytułu składek ZUS finansowanych przez pracodawcę rzędu ok. 72 zł w skali miesiąca).

Niezbędne informacje dotyczące kwestii składkowych pracowników i zleceniobiorców w 2020 r. zawarliśmy w tekście: Składki ZUS za pracowników i zleceniobiorców w 2020 r.

Mały ZUS plus

Zgodnie z ustawą z 12 grudnia 2019 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, przedsiębiorcy od 1 lutego 2020 r. mogą płacić obniżone i liczone proporcjonalnie do dochodu składki na ubezpieczenia społeczne w ramach tzw. nowej ulgi nazwanej „Mały ZUS plus”. Aby z niej skorzystać, trzeba wykazać roczny przychód za 2019 r. nie przekraczający 120 tys. zł. Jest to niemal dwukrotne podniesienie progu w stosunku do „Małego ZUS” obowiązującego w 2019 r. Obniżoną składkę będzie można opłacać maksymalnie przez 3 lata w ciągu ostatnich 5 lat prowadzenia działalności. Po tym okresie z ulgi będzie można skorzystać ponownie.

Osoby chcące przystąpić do „Małego ZUS-u” w styczniu w dotychczasowej formule powinni zasadniczo zgłosić chęć korzystania z tej preferencji do 8 stycznia 2020 r. Następnie – od 1 lutego – będą mogli opłacać składki na zasadach „Małego ZUS-u Plus”, który tego dnia wejdzie w życie.

Aby dowiedzieć się więcej na temat „małego ZUS plus” koniecznie zapoznaj się z wpisem: Mały ZUS plus – podstawa składek ZUS od 2020 r. uzależniona od wysokości dochodu z działalności gospodarczej